Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni

Koçup, Bölüm A'daki verilerin veri sorumlusudur. KVKK kapsamındaki başvurularınızı, Koçup'ta kayıtlı e-posta adresinizden iletisim@kocup.app adresine gönderebilirsiniz. Koçup şirketleştiğinde bu bölüm şirket bilgileriyle güncellenir.

• Hesap bilgileri (koç ve öğrenci): ad soyad (uygulamada görünen ad), e-posta adresi, şifre ve hesabın rolü (koç, öğrenci). Şifre, geri çözülemeyecek biçimde (özet olarak) saklanır; Koçup şifrenizi göremez.
• Koç profili: ad, soyad, okul, bölüm, mezuniyet yılı, tanıtım yazısı.
• Koç başvurusu: e-posta adresi, ad, tanıtım yazısı, başvurunun sonucu ve değerlendirme notu.
• Davetler: davet edilen kişinin e-posta adresi.
• Teknik veriler: uygulamanın çalışması için gereken istek bilgileri (istek türü, adres şablonu, sonuç kodu, süre). Bu kayıtlara kişisel veri, istek içeriği ve IP adresi yazılmaz. IP adresi, giriş yapılmamış isteklerde aşırı kullanımı önlemek için yalnızca kısa süreli olarak bellekte kullanılır, kaydedilmez.
• Oturum ve giriş güvenliği kayıtları: giriş yaptığınızda oturumunuzun güvenliği için IP adresiniz, tarayıcı bilginiz ve giriş, çıkış, şifre değişikliği gibi hesap olaylarının zamanı kaydedilir.

Tanıtım sayfası form, bülten, çerez, reklam ya da ziyaretçi analizi kullanmaz. Uygulama, oturumunuzu ve görünüm tercihlerinizi (ör. liste ya da hafta görünümü) yalnızca tarayıcınızın yerel depolamasında tutar.

Uygulama, veritabanı, kimlik doğrulama ve yedekler Koçup'un kiraladığı sunucularda, Türkiye'de tutulur. Bu veriler hizmetin sağlanması için aşağıdaki hizmet sağlayıcıya aktarılır:

• Sunucu barındırma ve yedek depolama: Netesta; veriler Türkiye'deki veri merkezlerinde tutulur. Yedekler, Koçup'un anahtarıyla şifrelenmiş olarak saklanır.
• E-posta yazışmaları: Google LLC (ABD). iletisim@kocup.app adresine yazdığınız e-postalar ve bu adresten size gönderilen e-postalar Google'ın e-posta hizmeti üzerinden iletilir ve saklanır.

Hesap işlemleriyle ilgili e-postalar (doğrulama, şifre yenileme) şu anda otomatik gönderilmez. Gerektiğinde şifre yenileme bağlantısı, Koçup tarafından yalnızca hesabınızdaki e-posta adresine, iletisim@kocup.app adresinden elle gönderilir. Otomatik e-posta gönderimi başladığında bu metin güncellenir.

E-posta yazışmaları dışında kişisel veriler yurt dışına aktarılmaz. E-posta yazışmalarının yurt dışına (Google, ABD) aktarımı KVKK m.9 hükümleri çerçevesinde yapılır.

Kanunen yetkili kurum ve kuruluşlara, talep hâlinde ve hukuki yükümlülük kapsamında aktarım yapılabilir.

Veriler, kayıt, giriş, başvuru, profil ve davet ekranlarında sizin ya da sizi davet eden kişinin girmesiyle elektronik ortamda; teknik veriler ise uygulamayı kullanırken otomatik olarak toplanır.

• Hesap bilgileri hesabınız açık olduğu sürece saklanır. Hesabınızın kapatılmasını, Koçup'ta kayıtlı e-posta adresinizden iletisim@kocup.app adresine yazarak isteyebilirsiniz; hesap bilgileriniz en geç 30 gün içinde silinir.
• Reddedilen koç başvurularındaki kişisel bilgiler (e-posta, ad, tanıtım, değerlendirme notu) 90 gün sonra silinir; geri çektiğiniz başvurudaki tanıtım yazısı hemen silinir.
• Kullanılmayan davet bağlantıları 7 gün sonra geçersiz olur.
• Oturum kayıtları oturum kapandığında silinir; hesap olaylarının kayıtları 90 gün sonra silinir.
• Silinen veriler, yedeklerden yedeklerin saklama süresi (14 gün) sonunda kalkar.

Öğrencinin koçluk verilerinin veri sorumlusu, öğrenciyi Koçup'a davet eden ve koçluk hizmetini veren koçtur. Koçunuzun adı uygulamada ve davet ekranında yer alır; koçunuza uygulama içinden ve görüşmelerinizde ulaşabilirsiniz. Koçup bu verileri koçunuz adına işler.

• Öğrenci profili: sınıf düzeyi (9–12 ya da mezun), alan (sayısal, eşit ağırlık, sözel, dil), hedef sıralama, hedef üniversite ve bölüm, öğrencinin 18 yaşından küçük olup olmadığına dair koçun beyanı. Doğum tarihi ve T.C. kimlik numarası toplanmaz.
• Çalışma verileri: programlar ve görevler; görev ilerlemesi (yapılan miktar, çalışılan süre, izlenen videolar); görevlere bırakılan notlar; deneme sınavı sonuçları (ders bazında doğru, yanlış, boş ve net); hedefler; kullanılan kaynaklar (kitap adı, yayınevi, konuların durumu); rutinler.
• Görüşme ve takvim verileri: müsaitlik aralıkları ve tek seferlik değişiklikler (isteğe bağlı açıklamasıyla), her hafta dolu olunan saatler ve adları (ör. okul, dershane), görüşmelerin tarihi, süresi, durumu ve bağlantısı, öğrenciyle paylaşılan görüşme özeti. Koçun kendine ait görüşme notu öğrenciye gösterilmez.
• Veli rızası kaydı (18 yaşından küçük öğrenciler): velinin adı soyadı, öğrenciyle yakınlığı, telefonu, e-postası (isteğe bağlı), rızanın nasıl ve hangi tarihte alındığı, belge referansı. Bu kayıtlar sonradan değiştirilemez; düzeltme yeni bir kayıtla yapılır.
• Bildirimler: uygulama içi bildirimlerin başlığı ve metni (öğrencinin adı ya da görev içeriği geçebilir).

Koç, öğrenciyi davet ederken 18 yaşından küçük olup olmadığını beyan eder. 18 yaşından küçük öğrencinin velisinden rızayı koç, platform dışında (ıslak imza, yazılı elektronik onay ya da başka bir yolla) alır ve uygulamaya kanıt kaydını girer. Kayıt girilene kadar öğrenci uygulamayı kullanamaz. Öğrenci daveti kabul ettikten sonra 30 gün içinde kayıt girilmezse, o süre içinde oluşan veriler silinir. Veli için ayrı bir hesap ya da erişim yoktur. Veli rızasını geri çekerse koç bunu kaydeder; öğrencinin verileri aşağıdaki silme kuralına göre silinir.

• Koç ve öğrenci arasında: öğrencinin çalışma, görüşme ve takvim verilerini koçu görür; koçun öğrenciyle paylaştığı program, görüşme özeti ve bildirimleri öğrenci görür. Bir koçun öğrencilerinin verilerini başka koçlar ve başka öğrenciler göremez.
• Veri işleyen olarak Koçup ve hizmet sağlayıcıları: Bölüm A4'teki sağlayıcılar. Koçluk verileri Türkiye'de tutulur ve yurt dışına aktarılmaz; yalnızca e-posta yazışmaları için A4'teki güvenceler geçerlidir.
• Video kampları: Videolar YouTube'daki herkese açık oynatma listelerinden gelir. Öğrenci bir videoyu açtığında video YouTube'da yeni sekmede açılır; Koçup, YouTube'a öğrenci verisi göndermez.
• Kanunen yetkili kurum ve kuruluşlara, talep hâlinde ve hukuki yükümlülük kapsamında aktarım yapılabilir.

Veriler, koçun ve öğrencinin uygulamada girmesiyle elektronik ortamda toplanır. Veli rızası bilgileri, koçun platform dışında aldığı rızanın kanıtı olarak koç tarafından girilir.

• Koçluk verileri koçluk ilişkisi sürdüğü sürece saklanır.
• Öğrenci ya da koç verilerin silinmesini isterse ya da veli rızasını geri çekerse veriler 30 gün salt okunur kalır, sonra silinir. Öğrenci kendi talebini bu 30 gün içinde geri alabilir. Koç, 30 günü beklemeden verileri hemen de silebilir.
• Veli rızası kayıtları ve bunlara bağlı, profil bilgileri boşaltılmış öğrenci kaydı, olası uyuşmazlıklarda rızanın ispatı için 10 yıl saklanır, sonra silinir.
• Silinen veriler, yedeklerden yedeklerin saklama süresi (14 gün) sonunda kalkar.